Informativa sulla privacy – Software AssociaManager

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che scaricano, provano o utilizzano il plugin AssociaManager (di seguito anche “il Plugin”), ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati è: Aldeia S.r.l.

Sito web: https://associamanager.it

E-mail di contatto privacy: info@aldeialab.it

Sede legale: Viale dei Giardini, 19 20831 Seregno

P.IVA / C.F.: 13146180966

Per esercitare i propri diritti o per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati, l’interessato può scrivere all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. A chi è rivolta questa informativa

L’informativa è rivolta a chi:

• scarica il Plugin dal sito associamanager.it o da altri canali ufficiali;

• installa e attiva il Plugin su un proprio sito WordPress (versione Free o Pro);

• utilizza il Plugin per gestire la propria associazione;

• richiede o utilizza una licenza Pro;

• riceve da Aldeia S.r.l. un sottodominio dedicato (terzo livello) con AssociaManager preinstallato (servizio “chiavi in mano”).

2.bis Ruolo di Aldeia S.r.l. in funzione dello scenario di utilizzo

Il ruolo di Aldeia rispetto ai dati personali gestiti tramite AssociaManager dipende da come il Plugin viene utilizzato. È fondamentale distinguere due scenari.

Scenario A — Installazione su sito/hosting dell’utente

L’utente installa autonomamente il Plugin sul proprio sito WordPress, ospitato su un proprio server o su un hosting di sua scelta, di cui è unico responsabile e a cui Aldeia non ha alcun tipo di accesso.

In questo scenario, rispetto ai dati di soci, tesserati, corsi, pagamenti, documenti e a qualsiasi altro contenuto gestito tramite il Plugin:

• l’utente (l’associazione) è autonomo Titolare del trattamento;

• Aldeia S.r.l. non ha accesso, non riceve e non conserva tali dati; essi restano esclusivamente sul server dell’utente;

• Aldeia non è in grado di intervenire su tali dati, né per leggerli, né per modificarli, né per cancellarli;

• Aldeia non risponde della sicurezza del server, dei backup, degli aggiornamenti di sistema, della configurazione di WordPress né di eventuali violazioni di dati (“data breach”) che dovessero verificarsi su tale infrastruttura: tutto ciò è nell’esclusiva responsabilità dell’utente come Titolare del trattamento.

In questo scenario, Aldeia tratta come Titolare autonomo solo i dati descritti al par. 3 (licenza, aggiornamenti, telemetria, supporto).

Scenario B — Sottodominio “chiavi in mano” fornito da Aldeia

Quando l’utente non dispone di un proprio sito, Aldeia può fornire un sottodominio di terzo livello (es. nomeassociazione.associamanager.it) con AssociaManager preinstallato, configurato e con credenziali di accesso consegnate all’utente.

In questo scenario, rispetto ai dati che l’associazione carica e gestisce tramite il Plugin (anagrafiche soci, tesserati, pagamenti, documenti, ecc.):

• l’associazione cliente resta Titolare del trattamento;

• Aldeia S.r.l. agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, limitatamente alle attività di hosting e di gestione tecnica dell’infrastruttura;

• la nomina a Responsabile e gli obblighi reciproci (istruzioni del Titolare, riservatezza, sicurezza, sub-responsabili, audit, restituzione o cancellazione dei dati a fine rapporto, assistenza in caso di richieste degli interessati e di data breach) sono disciplinati da un apposito Accordo di Trattamento dei Dati (DPA) richiedibile a [da inserire — es. privacy@associamanager.it];

• Aldeia tratta i dati esclusivamente per le finalità tecniche di erogazione del servizio e in conformità alle istruzioni documentate del Titolare; non li utilizza per finalità proprie.

Anche in questo scenario, l’utente conserva il controllo amministrativo del Plugin tramite le credenziali ricevute ed è il solo a determinare quali dati raccogliere, da chi, e con quali modalità informare gli interessati. La presente informativa non sostituisce l’informativa che l’associazione, in qualità di Titolare, è tenuta a fornire ai propri tesserati.

3. Tipologie di dati trattati da Aldeia S.r.l.

Aldeia S.r.l., in qualità di Titolare, tratta solo i dati strettamente necessari al funzionamento dei servizi accessori al Plugin (licenza, aggiornamenti, statistiche di utilizzo). Di seguito il dettaglio.

3.1 Verifica e attivazione della licenza (versione Pro)

Quando l’utente attiva o utilizza una licenza Pro, il Plugin trasmette al server di Aldeia (associamanager.it) i seguenti dati:

• chiave di licenza inserita dall’utente;

• nome di dominio del sito su cui il Plugin è installato (es. miosito.it);

• in fase di prima attivazione, l’indirizzo e-mail dell’amministratore configurato in WordPress (admin_email), al solo fine di associare la licenza al cliente.

Periodicamente, il Plugin verifica la validità della licenza inviando gli stessi dati (chiave + dominio).

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

3.2 Controllo degli aggiornamenti

Per fornire aggiornamenti automatici e notifiche di nuove versioni, il Plugin contatta il server di Aldeia comunicando:

• versione del Plugin attualmente installata;

• nome di dominio del sito;

• chiave di licenza (per le sole versioni Pro).

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a distribuire aggiornamenti di sicurezza e funzionali (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), oltre all’esecuzione del contratto per i clienti Pro.

3.3 Telemetria anonima di utilizzo (opzionale)

Per migliorare il Plugin, AssociaManager può inviare al server di Aldeia informazioni anonime sull’utilizzo. I dati trasmessi sono:

• un identificativo casuale generato localmente (UUID), non riconducibile all’utente né al sito;

• l’evento avvenuto (es. attivazione del plugin, salvataggio impostazioni, visualizzazione di una pagina di amministrazione, aggiornamento);

• modulo del Plugin coinvolto;

• versione del Plugin, di WordPress e di PHP installati;

• URL della home del sito;

• timestamp dell’evento.

Non vengono raccolti dati di tesserati, soci, corsi, pagamenti, documenti né qualunque altro contenuto gestito tramite il Plugin. Non vengono raccolti indirizzi e-mail, nomi o altri dati identificativi diretti.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al miglioramento del prodotto (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). L’utente può comunque disattivare la telemetria in qualsiasi momento (vedi par. 8).

3.4 Comunicazioni dirette e supporto

Quando l’utente contatta Aldeia via e-mail o moduli di contatto, vengono trattati i dati forniti spontaneamente (nome, e-mail, contenuto del messaggio, eventuali allegati) per dare seguito alla richiesta.

Base giuridica: misure precontrattuali o legittimo interesse a rispondere alle richieste ricevute (art. 6, par. 1, lett. b o f GDPR).

4. Dati gestiti tramite il Plugin

I dati che l’associazione carica e gestisce tramite AssociaManager — anagrafiche di soci, tesserati e atleti, pagamenti, ricevute, fatture, documenti caricati (certificati medici, tessere, ecc.), credenziali, contenuti dei corsi, comunicazioni interne — sono trattati esclusivamente nel database e nel filesystem del sito WordPress su cui il Plugin è installato.

In funzione dello scenario di utilizzo (par. 2.bis):

• Scenario A (sito dell’utente): tali dati restano esclusivamente sul server dell’utente. Aldeia S.r.l. non li riceve, non li legge e non li conserva in alcuna forma.

• Scenario B (sottodominio fornito da Aldeia): tali dati risiedono sull’infrastruttura messa a disposizione da Aldeia, che li tratta come Responsabile del trattamento per conto dell’associazione cliente, esclusivamente per le finalità tecniche di hosting e nel rispetto del DPA sottoscritto.

In nessuno dei due scenari Aldeia utilizza tali dati per finalità proprie, né li trasmette a terzi al di fuori di quanto previsto dalla presente informativa o dal DPA.

5. Finalità del trattamento

I dati indicati al par. 3 sono trattati esclusivamente per:

a) erogare e gestire le licenze del Plugin (Pro);

b) distribuire aggiornamenti e notifiche di sicurezza;

c) effettuare statistiche aggregate e anonime sull’utilizzo del Plugin per migliorarne le funzionalità;

d) fornire supporto tecnico agli utenti che ne fanno richiesta;

e) adempiere a obblighi di legge eventualmente applicabili.

6. Destinatari e luogo del trattamento

I dati possono essere trattati da:

• personale autorizzato di Aldeia S.r.l., previamente istruito e vincolato alla riservatezza;

• fornitori di servizi tecnici di hosting che ospitano il sito associamanager.it e i sottodomini “chiavi in mano” forniti ai clienti (attualmente SiteGround, con server in UE), nominati Sub-Responsabili del trattamento ove applicabile (Scenario B);

• consulenti legali, fiscali o tecnici, nei limiti strettamente necessari.

I dati sono conservati su server collocati nell’Unione Europea. Non sono previsti trasferimenti di dati personali al di fuori dell’UE/SEE. Qualora in futuro fossero necessari, saranno effettuati nel rispetto delle garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

7. Tempi di conservazione

• Dati di licenza: conservati per tutta la durata della licenza e per ulteriori 10 anni dalla cessazione, per finalità amministrative, fiscali e di difesa in giudizio.

• Log tecnici di aggiornamento: conservati per il tempo strettamente necessario al funzionamento del servizio, generalmente non oltre 12 mesi.

• Dati di telemetria anonima: conservati in forma aggregata. Non essendo riconducibili a una persona fisica identificata, non costituiscono dati personali ai sensi del GDPR.

• Comunicazioni di supporto: conservate per il tempo necessario a gestire la richiesta e per ulteriori 24 mesi a fini di archivio storico delle assistenze.

8. Come disattivare la telemetria

L’invio dei dati di telemetria (par. 3.3) è opzionale e può essere disattivato in qualsiasi momento dall’utente:

WordPress → Impostazioni → AssociaManager → Sistema di Logging → Telemetria e Analytics → deselezionare la casella e salvare.

Una volta disattivata, il Plugin non invia più alcun evento di telemetria.

I controlli necessari al funzionamento della licenza Pro e degli aggiornamenti (par. 3.1 e 3.2) non possono essere disattivati senza compromettere il servizio: in tal caso l’unica alternativa è disinstallare il Plugin.

9. Diritti dell’interessato

In qualunque momento l’interessato può esercitare nei confronti di Aldeia S.r.l. i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, e in particolare:

• accesso ai propri dati (art. 15);

• rettifica dei dati inesatti (art. 16);

• cancellazione (“diritto all’oblio”, art. 17);

• limitazione del trattamento (art. 18);

• portabilità dei dati (art. 20);

• opposizione al trattamento basato su legittimo interesse (art. 21);

• revoca del consenso, ove prestato, in qualunque momento.

Per esercitare i propri diritti è sufficiente scrivere all’indirizzo e-mail indicato al par. 1.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it).

10. Cookie

Il presente documento riguarda il Plugin AssociaManager. Per l’uso di cookie e tecnologie simili sul sito associamanager.it si rimanda alla specifica Cookie Policy pubblicata sul sito.

Il Plugin di per sé non installa cookie di profilazione sul sito dell’utente finale.

11. Modifiche all’informativa

Aldeia S.r.l. si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione aggiornata sarà sempre disponibile all’interno del Plugin e sul sito associamanager.it, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.