Informativa sulla privacy – App AssociaManager

Ultimo aggiornamento: 23/09/2026
Titolare del trattamento: Marco Sala / Aldeia S.r.l.
Contatti: info@aldeialab.it | https://associamanager.it

1. Introduzione

La presente informativa descrive come l’app AssociaManager (di seguito “App”) raccoglie, utilizza e protegge i dati personali. L’App è destinata a due tipologie di utenti:

• Gestori / Operatori: amministratori, istruttori e collaboratori di associazioni, scuole e enti che utilizzano AssociaManager per gestire soci, corsi, pagamenti e presenze.
• Allievi / Soci: persone iscritte all’associazione che accedono all’App per consultare i propri dati, visualizzare la tessera, scaricare ricevute, iscriversi a corsi disponibili e gestire il proprio account.

Utilizzando l’App accetti le modalità di trattamento descritte di seguito. Se non accetti, ti invitiamo a non installare o utilizzare l’App.

2. Titolare e responsabili

• Titolare del trattamento dei dati gestiti tramite l’App (per i trattamenti di cui è responsabile) è: Marco Sala / Aldeia S.r.l., info@aldeialab.it.
• I dati che l’App invia al server della tua associazione/scuola (configurato in fase di setup) sono trattati dal titolare di tale servizio (l’ente che gestisci o per cui lavori), che agisce come titolare autonomo per quei dati. La presente informativa non sostituisce le eventuali informative specifiche del tuo ente.
• Per le funzioni che prevedono l’uso dell’infrastruttura centrale di AssociaManager (risoluzione dei codici di installazione, instradamento tecnico delle richieste tramite gateway, interpretazione remota dei comandi vocali, statistiche anonime di utilizzo), il titolare è Marco Sala / Aldeia S.r.l. in qualità di fornitore del servizio.

3. Tipi di dati e finalità

3.1 Accesso e configurazione

Gestori e operatori

• Codice di installazione: in fase di primo avvio inserisci un codice fornito dalla tua associazione per collegare l’App al server corretto. Il codice viene inviato all’infrastruttura centrale (associamanager.it) solo per ottenere l’indirizzo del server della tua associazione; non viene usato per profilazione.
• Credenziali di accesso (nome utente e password): sono inviate, in forma cifrata (HTTPS/TLS), al server della tua associazione, che è l’unico a verificarle e l’unico a conservarle. Come tutte le richieste dell’App, possono transitare attraverso il gateway di instradamento descritto al §3.3, che si limita a inoltrarle e non le conserva né le utilizza. Un token di sessione e i dati base dell’utente (nome, email se forniti dal server) sono memorizzati localmente sul dispositivo per mantenere l’accesso fino al logout.
• URL del server e codice di installazione sono memorizzati in locale sul dispositivo per evitare di reinserirli a ogni avvio.

Allievi / Soci

• Codice scuola: come i gestori, anche gli allievi devono inserire il codice scuola al primo avvio per collegare l’App al server della propria associazione. Il codice viene inviato all’infrastruttura centrale (associamanager.it) solo per ottenere l’indirizzo del server; non viene usato per profilazione.
• Credenziali di accesso (nome utente e password): le credenziali degli allievi sono generate automaticamente dal sistema al momento dell’iscrizione all’associazione e comunicate all’allievo (es. tramite email). Sono inviate, in forma cifrata (HTTPS/TLS), al server dell’associazione, che è l’unico a verificarle e a conservarle; come tutte le richieste dell’App possono transitare attraverso il gateway di instradamento (§3.3), che si limita a inoltrarle e non le conserva.
• Gestione password: l’App consente all’allievo di modificare la propria password di accesso. La nuova password è inviata in forma sicura (HTTPS) al server dell’associazione e non viene mai memorizzata in chiaro sul dispositivo.
• Dati di sessione: un token di sessione e i dati base (nome, email, numero tessera) sono memorizzati localmente per mantenere l’accesso attivo fino al logout.
• “Ricorda password su questo dispositivo” (opzionale): al login puoi scegliere di far ricordare all’App le tue credenziali per non doverle ridigitare. In tal caso nome utente e password sono salvati nel portachiavi cifrato del sistema operativo (Keychain su iOS, Keystore/EncryptedSharedPreferences su Android) — non in chiaro e non nell’archivio locale ordinario. Se non spunti l’opzione, o al logout, tali credenziali vengono rimosse. Vedi anche §8.

3.2 Dati trattati sul server della tua associazione

Tutti i dati operativi (soci, corsi, pagamenti, scadenze, note, prenotazioni, presenze, documenti, certificati, foto profilo del socio, modulo di adesione firmato, ecc.) sono inviati dall’App al server della tua associazione (quello configurato con il codice di installazione). Tali dati sono trattati secondo le policy e le finalità definite dal tuo ente. L’App funge da strumento di accesso e non conserva in modo permanente sul dispositivo i dati sensibili degli associati oltre quanto strettamente necessario per la sessione (ad esempio risultati di ricerca mostrati a video).

• Foto profilo: se il socio carica o modifica la propria foto profilo, l’immagine (scattata con la fotocamera o scelta dalla galleria) viene inviata e conservata sul server della tua associazione; l’App non la conserva permanentemente sul dispositivo.
• Certificato medico (dalla versione 5.6): se il tuo ente ha attivato la funzione, puoi inviare dall’App il tuo certificato medico sportivo (foto scattata con la fotocamera, immagine dalla galleria o file PDF) con la data di scadenza. Si tratta di un dato relativo alla salute: l’invio avviene solo con il tuo consenso esplicito, che il tuo ente raccoglie nell’App insieme alla propria informativa specifica; in alternativa puoi sempre consegnare il certificato in segreteria. Il file viaggia cifrato fino al server della tua associazione (eventualmente transitando dal gateway, §3.3, che non lo conserva) e viene esaminato dalla segreteria; l’App non lo conserva sul dispositivo dopo l’invio. Titolare di questo trattamento è il tuo ente.
• Firma del modulo di adesione: dove previsto dall’ente, l’App consente di firmare il modulo di adesione direttamente sullo schermo (firma disegnata). La firma e il relativo documento PDF sigillato (con data, versione del modulo e informazioni tecniche del dispositivo) sono conservati sul server della tua associazione a fini di validità dell’adesione.

Per gli allievi, i dati accessibili tramite l’App (scheda personale, tessera, corsi iscritti, ricevute di pagamento) risiedono sul server dell’associazione e sono visualizzati in sola lettura o, dove consentito dall’associazione, modificabili (es. iscrizione a un corso disponibile).

3.3 Instradamento tecnico delle richieste (gateway)

Per garantire l’affidabilità e la continuità del collegamento tra l’App e il server della tua associazione, le richieste effettuate dall’App possono transitare attraverso un server intermediario (gateway) gestito da Aldeia S.r.l., situato all’interno dell’Unione Europea (Germania).

Questo server ha la sola funzione di instradare le comunicazioni verso il server della tua associazione e non conserva i tuoi dati personali (nemmeno il certificato medico di cui al §3.2): i dati vi transitano soltanto, in forma cifrata (HTTPS/TLS), e non vengono memorizzati né utilizzati per altre finalità. Il gateway registra unicamente informazioni tecniche di funzionamento (ad esempio il momento e l’esito tecnico di una richiesta), senza dati personali degli associati. Per i dati che instrada, Aldeia S.r.l. agisce quale responsabile del trattamento; titolare resta la tua associazione/scuola.

3.4 Notifiche push

• Per ricevere notifiche push, l’App richiede l’autorizzazione alle notifiche (e su Android 13+ l’autorizzazione esplicita POST_NOTIFICATIONS).
• Il token del dispositivo (FCM su Android, APNs su iOS) viene generato dal sistema operativo e può essere inviato al server della tua associazione per consentire l’invio di notifiche (promemoria, avvisi, ecc.). La consegna delle notifiche avviene tramite le infrastrutture di Google (FCM) e Apple (APNs) secondo le rispettive policy.
• L’App memorizza localmente il token e un flag che indica se è già stato chiesto il consenso alle notifiche, per non ripetere inutilmente la richiesta.

3.5 Microfono e riconoscimento vocale

• L’App richiede l’accesso al microfono e, dove previsto, al riconoscimento vocale per la funzione comandi vocali (es. “Cerca Mario”, “Iscrivi a corso di piano”, “Leggi le mie note”, “Registra pagamento”).
• L’audio viene elaborato dal dispositivo e/o dai servizi di riconoscimento vocale del sistema operativo (es. servizi Apple/Google). L’App non invia registrazioni audio ai nostri server né a quello della tua associazione.
• Il testo trascritto del comando viene utilizzato in locale per eseguire le azioni (ricerca soci, navigazione, note, pagamenti, ecc.). In molti casi l’elaborazione avviene interamente sul dispositivo.

3.6 Interpretazione remota dei comandi vocali (opzionale)

• Se un comando non viene riconosciuto in locale sul dispositivo, l’App invia solo il testo trascritto del comando (mai la registrazione audio) a un servizio di interpretazione, tramite una connessione cifrata HTTPS. La richiesta parte direttamente dall’App verso tale servizio (gw.associamanager.it, ospitato nell’UE). Insieme al testo possono essere inviati: piattaforma, versione dell’App, lingua e stato contestuale (es. schermata corrente).
• Il servizio interpreta il comando tramite Google Gemini, utilizzato attraverso Google Cloud Vertex AI, con elaborazione ancorata a un data center di Google nell’Unione Europea (region Belgio). Il testo del comando è quindi trattato anche da Google in qualità di responsabile del trattamento, secondo le condizioni di Google Cloud. Per questa funzione l’elaborazione avviene interamente all’interno dell’UE: non è previsto un trasferimento del testo dei comandi fuori dall’UE/SEE.
• In base alle condizioni di Google Cloud / Vertex AI, il testo dei comandi non viene utilizzato da Google per addestrare i propri modelli.
• Cache dei comandi (per velocità e risparmio). Per non re-interpretare più volte gli stessi comandi, il risultato dell’interpretazione (l’azione, non l’audio) può essere memorizzato in cache:
  • Sul dispositivo: una piccola cache locale associa la frase pronunciata all’azione corrispondente (conservazione fino a circa 14 giorni, quantità limitata, sostituzione automatica delle voci più vecchie).
  • Sul servizio di interpretazione (UE): il risultato è conservato usando come chiave un’impronta cifrata (hash) del testo normalizzato del comando — non il testo in chiaro — per un massimo di 30 giorni, con eliminazione automatica.
• Miglioramento del riconoscimento (dati anonimi). Il servizio può derivare, in forma anonima, degli schemi ricorrenti dei comandi riusciti, sostituendo i valori variabili (nomi, corsi, importi, date) con segnaposto generici; su disco non vengono conservati nomi o valori in chiaro, ma solo elementi anonimizzati utili a riconoscere meglio i comandi futuri.

3.7 Telemetria dei comandi non compresi (miglioramento del servizio)

• Quando un comando vocale non viene compreso dall’App, per poter migliorare il riconoscimento l’App può inviare all’infrastruttura centrale (associamanager.it) una segnalazione tecnica contenente: testo del comando non compreso, area funzionale, piattaforma, versione dell’App, lingua, contesto (schermata) ed eventuali informazioni tecniche sulla risposta ottenuta. La segnalazione non include l’audio.
• Questi dati sono usati esclusivamente per analizzare i comandi non riconosciuti e migliorare la funzione. Sono conservati per un periodo limitato (fino a 90 giorni) e poi eliminati.

3.8 Statistiche anonime di utilizzo dell’App

• Per capire quanto e come viene usata l’App (a fini statistici e di miglioramento del servizio), all’avvio e all’accesso l’App invia all’infrastruttura centrale (associamanager.it) un segnale anonimo e aggregato contenente: sistema operativo, versione dell’App, tipo di evento (apertura / accesso), codice o dominio della scuola e data.
• Questo segnale è anonimo per costruzione: non contiene identificativi persistenti del dispositivo, non contiene l’indirizzo IP e non consente di risalire al singolo utente. Vengono conservati solo conteggi aggregati.

3.9 Fotocamera e galleria

• L’App richiede l’accesso alla fotocamera per scansionare codici QR (es. all’ingresso in sede). Le immagini sono elaborate in tempo reale sul dispositivo per la lettura del codice; nessun video o foto viene inviato ai server né memorizzato dall’App a tale scopo.
• La fotocamera e/o la galleria fotografica possono inoltre essere usate, su tua azione, per scegliere o scattare la foto profilo del socio (vedi §3.2), che viene inviata al server della tua associazione.
• Dalla versione 5.6, su tua azione, la fotocamera, la galleria o i file del dispositivo possono essere usati per inviare il certificato medico (vedi §3.2): l’immagine viene ridotta sul dispositivo e inviata, con il tuo consenso esplicito, al server della tua associazione; l’App non la conserva dopo l’invio.

3.10 Dati memorizzati solo sul dispositivo

Sul dispositivo l’App può memorizzare in locale (archivio locale o portachiavi cifrato, secondo il tipo di dato):

• Token di autenticazione e dati base utente (nome, email)
• URL del server e codice di installazione
• Token push e preferenza “consenso notifiche già richiesto”
• Cache del logo della scuola/associazione
• Appunti generici (note personali dell’operatore create tramite comandi vocali o interfaccia), salvati in locale e, se supportato dal server della tua associazione, sincronizzati con esso
• Cache locale dei comandi vocali (frase → azione), a fini di velocità e risparmio (vedi §3.6)
• Dati temporanei per il funzionamento dei comandi vocali (es. contatori) per migliorare l’esperienza d’uso
• Credenziali “Ricorda password”, solo se attivate dall’utente e solo nel portachiavi cifrato del sistema operativo (vedi §3.1 e §8)
• Password di login: al di fuori dell’opzione “Ricorda password”, non viene mai memorizzata in chiaro; in fase di login è inviata direttamente al server e sostituita da un token di sessione sicuro.

Tali dati restano sul dispositivo fino a disinstallazione dell’App o fino a logout/reset configurazione (per token, URL, codice, dati utente e credenziali ricordate).

4. Base giuridica (GDPR)

• Esecuzione di un contratto / misure precontrattuali: accesso all’App, collegamento al server dell’associazione, uso delle funzioni per cui hai un incarico.
• Legittimo interesse: risoluzione del codice di installazione, instradamento tecnico (gateway), sicurezza e integrità del servizio, miglioramento del riconoscimento vocale (interpretazione remota, cache, telemetria dei comandi non compresi), statistiche anonime di utilizzo, prevenzione abusi.
• Consenso (ove richiesto): notifiche push, uso del microfono e del riconoscimento vocale, opzione “Ricorda password” (ove il consenso sia la base richiesta dalla normativa o dalle piattaforme).
• Consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a): invio del certificato medico dall’App (dato relativo alla salute), raccolto dal tuo ente, titolare di quel trattamento; l’alternativa è la consegna in segreteria.
• Obblighi di legge: ove applicabile, conservazione di dati per adempimenti legali.

5. Condivisione con terzi

• Server della tua associazione: tutti i dati operativi (soci, corsi, pagamenti, note, documenti, presenze, prenotazioni, foto profilo, adesione firmata, certificato medico, token push, ecc.) sono inviati al backend configurato per la tua associazione.
• Gateway di instradamento (Aldeia S.r.l., UE – Germania): le richieste dell’App possono transitare in forma cifrata attraverso il gateway, che non conserva dati personali (solo transito e log tecnici). Vedi §3.3.
• Infrastruttura centrale (associamanager.it): riceve il codice di installazione (per risolvere l’URL del server), le segnalazioni dei comandi vocali non compresi (vedi §3.7) e le statistiche anonime di utilizzo (vedi §3.8). Il testo dei comandi riconosciuti/interpretati non passa da questo server: va direttamente al servizio di interpretazione (vedi §3.6).
• Fornitori di servizi essenziali:
  • Google (FCM) e Apple (APNs) per la consegna delle notifiche push (ricevono il token del dispositivo).
  • Google (Gemini tramite Google Cloud Vertex AI) per l’interpretazione remota dei comandi vocali: riceve solo il testo del comando, con elaborazione in un data center dell’UE (region Belgio). Vedi §3.6.
  • Hetzner Online GmbH (Germania) in qualità di fornitore di hosting/infrastruttura per il gateway e il servizio di interpretazione vocale, entrambi nell’UE.
• Riconoscimento vocale: l’audio è elaborato dal dispositivo e/o dai servizi di riconoscimento del sistema operativo (Apple/Google); si applicano le informative di Apple e Google per tali servizi.

Non vendiamo dati personali. Non condividiamo dati con terzi per finalità di marketing o pubblicità proprie.

6. Trasferimenti fuori dall’UE/SEE

• Comandi vocali e infrastruttura centrale/gateway: l’interpretazione tramite Google Cloud Vertex AI avviene in un data center nell’UE (region Belgio); il gateway e il servizio vocale sono ospitati nell’UE (Germania). Per queste funzioni non è previsto un trasferimento dei dati fuori dall’UE/SEE.
• Altri casi: se il server della tua associazione o altri fornitori (es. cloud) sono ubicati fuori dall’UE/SEE, i relativi trasferimenti saranno regolati da clausole contrattuali tipo UE, decisioni di adeguatezza o altre garanzie previste dal GDPR. Puoi chiedere dettagli al titolare ai contatti indicati.

7. Conservazione

• Sul dispositivo: i dati in locale restano fino a disinstallazione dell’App o fino a logout/reset configurazione (per credenziali, URL, codice). La cache locale dei comandi vocali ha una durata limitata (circa 14 giorni per voce). Le credenziali “Ricorda password” restano nel portachiavi cifrato finché non fai logout o disattivi l’opzione.
• Sul server della tua associazione: i tempi di conservazione sono definiti dal tuo ente (titolare di quei dati). Per il certificato medico inviato dall’App: i file non approvati o ritirati vengono cancellati subito; il certificato approvato è conservato dal tuo ente secondo la propria informativa.
• Interpretazione remota dei comandi vocali: la cache lato servizio (indicizzata tramite hash del testo, non testo in chiaro) è conservata al massimo 30 giorni, poi eliminata automaticamente.
• Telemetria dei comandi non compresi (infrastruttura centrale): conservata al massimo 90 giorni, poi eliminata.
• Statistiche anonime di utilizzo: conservate in forma aggregata e anonima; il codice di installazione è usato solo per la risoluzione dell’indirizzo del server e per il conteggio per scuola, non per profilazione a lungo termine.

8. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (comunicazioni in HTTPS/TLS, token di sessione, gestione sicura delle credenziali lato server) per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o uso illecito. Le credenziali di accesso non sono memorizzate in chiaro sull’App; il token di sessione è conservato in locale in modo protetto dal sistema operativo. Se attivi l’opzione “Ricorda password”, le credenziali sono cifrate e custodite nel portachiavi sicuro del sistema operativo (Keychain iOS / Keystore Android), protetto dai meccanismi di sicurezza del dispositivo.

9. Diritti dell’interessato (GDPR)

In qualità di interessato puoi, nei limiti di legge:

• Accedere ai tuoi dati personali e ottenere copia.
• Rettificare dati inesatti o incompleti (per i dati gestiti dal titolare; per i dati sul server della tua associazione, le modalità sono definite dal tuo ente).
• Cancellare i dati (diritto all’oblio), salvo obblighi di legge o legittimi interessi che prevalgano.
• Limitare il trattamento in determinate circostanze.
• Opporti al trattamento fondato su legittimo interesse, per motivi legati alla tua situazione particolare.
• Revocare il consenso dove il trattamento sia basato sul consenso (es. notifiche push, uso del microfono, “Ricorda password”; per il certificato medico: ritirando dall’App un invio in attesa o scrivendo al tuo ente), senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
• Proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: Garante per la protezione dei dati personali).

Per esercitare i diritti relativi ai dati trattati da Marco Sala / Aldeia S.r.l. (infrastruttura centrale, gateway, interpretazione remota, statistiche anonime, risoluzione codici): info@aldeialab.it.

Per i dati trattati dal server della tua associazione (soci, corsi, pagamenti, foto profilo, adesione, ecc.): rivolgiti al tuo ente o all’amministratore del sistema AssociaManager della tua organizzazione.

10. Permessi richiesti dall’App (riepilogo)

L’uso del microfono e del riconoscimento vocale è strettamente finalizzato alla funzione comandi vocali; l’App non registra né invia audio a terzi.

11. Minori

L’App non è destinata all’uso autonomo da parte di minori. I dati eventualmente gestiti relativi a soci minorenni sono trattati dal tuo ente secondo le proprie policy e le norme applicabili; dove previsto (es. modulo di adesione, invio del certificato medico), l’account, la firma e il consenso fanno capo al genitore/tutore.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare la presente informativa per adeguamento normativo o per modifiche delle funzionalità. La data “Ultimo aggiornamento” in testa al documento indica l’ultima revisione. In caso di cambiamenti rilevanti, ti informeremo tramite l’App o per email (se disponibile) e, ove richiesto dalla legge, chiederemo nuovamente il consenso.

13. Contatti

Per domande su questa informativa o sul trattamento dei dati personali da parte di Marco Sala / Aldeia S.r.l.:

• Email: info@aldeialab.it
• Sito web: https://associamanager.it