AssociaManager • Guida per le associazioni: come configurare l’invio email (ricevute, credenziali, notifiche) in modo che arrivino davvero ai destinatari.

1. Come funziona l’invio email

AssociaManager invia email ai soci in diverse occasioni: ricevute di pagamento, credenziali dell’area riservata, notifiche di scadenza, conferme di prenotazione.

In Impostazioni → Impostazioni Email trovi:

2. La regola d’oro del mittente

Il mittente deve essere “autorizzato” a inviare da dove parte la mail.

I provider di posta (Gmail, Outlook, Libero…) verificano che chi invia una mail sia autorizzato a usare quell’indirizzo. Se la verifica fallisce, la mail viene scartata in silenzio: nessun errore, semplicemente non arriva (o finisce nello spam).

In pratica ci sono due strade:

✅ Strada A — Mittente sul dominio del sito (la più semplice)

Se il sito è www.tuascuola.it, usa come mittente un indirizzo tipo info@tuascuola.it o noreply@tuascuola.it. L’hosting è già autorizzato a inviare per il proprio dominio: di solito non serve configurare altro.

✅ Strada B — Mittente Gmail/Libero/Outlook → serve l’SMTP dedicato

Se vuoi usare come mittente un indirizzo tipo nomescuola@gmail.com, le mail devono partire dai server di quel provider, autenticate. Per questo esiste la sezione SMTP dedicato: inserisci i dati del tuo account e AssociaManager invierà le sue email attraverso il tuo provider.

❌ Cosa NON fare

• Mittente @gmail.com (o @libero.it, @hotmail.com…) senza SMTP dedicato → le mail non arriveranno.
• Usare un indirizzo PEC come mittente per le email ordinarie → molti destinatari non PEC le rifiutano.
• Usare la password normale dell’account nel campo SMTP Password → non funziona: serve la “password per le app” (vedi sotto).

Nota: l’SMTP dedicato di AssociaManager vale solo per le email del plugin. Se sul sito è installato un altro plugin SMTP (WP Mail SMTP, Easy WP SMTP…), continuerà a gestire tutte le altre email del sito senza conflitti.

3. Configurazione per provider

Gmail (account @gmail.com) e Google Workspace

Google richiede la “password per le app”: una password speciale di 16 caratteri che si può creare solo dopo aver attivato la verifica in due passaggi.

Passo 1 — Attiva la Verifica in 2 passaggi (se non è già attiva)

1. Vai su google.com e accedi con l’account della scuola
2. Menu Sicurezza → sezione “Come accedi a Google” → Verifica in due passaggi
3. Segui la procedura (di solito basta il numero di cellulare)

Passo 2 — Crea la password per le app

1. Sempre in Sicurezza, cerca “Password per le app” (puoi anche usare la barra di ricerca in alto nella pagina dell’account)
2. Dai un nome, es. “AssociaManager”, e premi Crea
3. Google mostra una password di 16 caratteri (tipo abcd efgh ijkl mnop): copiala subito, non verrà più mostrata

Passo 3 — Configura AssociaManager

⚠️ Limiti Gmail: circa 500 email/giorno per account gratuiti, 2.000/giorno per Google Workspace. Più che sufficienti per l’uso normale; da tenere presente solo per invii massivi.

Outlook.com / Hotmail (Microsoft)

Anche Microsoft richiede la verifica in due passaggi + password per le app.

1. microsoft.com/security → Verifica in due passaggi → attivala
2. Nella stessa pagina → Password per le app → creane una nuova e copiala
3. Configura AssociaManager:

Libero Mail

⚠️ Libero richiede che l’accesso da app esterne sia abilitato: entra in Libero Mail dal browser → Impostazioni → Sicurezza e verifica che l’uso di client/app esterne (IMAP/SMTP) sia consentito. Se l’invio fallisce con errore di autenticazione, quasi sempre è questo.

Casella sul proprio dominio — hosting Aruba

Se la scuola ha una casella tipo info@tuascuola.it su hosting Aruba:

Nota: se il sito stesso è su Aruba e il mittente è sul dominio del sito, spesso funziona anche senza SMTP dedicato (Strada A). Configura l’SMTP solo se le mail non arrivano.

Casella sul proprio dominio — altri hosting (SiteGround, Register, ecc.)

I parametri esatti li fornisce l’hosting (pannello di controllo → sezione Email, o assistenza). Schema tipico:

4. Tabella riassuntiva

⚠️ = serve prima attivare la verifica in due passaggi sull’account.

5. Il test: come leggerlo

Dopo aver salvato, usa “Invia email di test” inserendo un indirizzo che puoi controllare (meglio se Gmail: è il più severo).

Se compare “Email di test accettata dal server…” → il primo passo è andato a buon fine, ma la conferma vera è un’altra: la mail è arrivata in casella? Controlla anche lo spam.

• Arrivata in posta in arrivo → configurazione perfetta: anche ricevute e credenziali arriveranno.
• Arrivata nello spam → le mail partono ma la reputazione del mittente è debole: verifica di usare correttamente la Strada A o B.
• Non arrivata affatto → il mittente non è autorizzato (rileggi la sezione 2) o l’SMTP non è configurato.

Se compare un messaggio di errore → la configurazione SMTP non funziona; il dettaglio dell’errore indica il problema (vedi FAQ).

6. Problemi comuni (FAQ)

“SMTP Error: Could not authenticate”

Username o password errati. Con Gmail/Outlook: stai usando la password normale invece della password per le app? Con Libero: hai abilitato l’accesso alle app esterne?

Il test dice OK ma la mail non arriva da nessuna parte

Quasi sempre mittente non autorizzato (es. @gmail.com senza SMTP dedicato). “Accettata dal server” significa solo che il primo server ha preso in carico la mail: lo scarto avviene dopo, in silenzio.

Le mail arrivano sempre nello spam

Mittente non allineato (Strada A/B non rispettata), oppure dominio nuovo/senza reputazione. Se il mittente è sul proprio dominio, chiedere all’hosting di verificare i record SPF e DKIM del dominio.

“Could not connect to SMTP host”

Host o porta sbagliati, oppure l’hosting del sito blocca le connessioni SMTP in uscita (raro ma capita: chiedere all’assistenza hosting di sbloccare la porta 465/587).

Gmail: “Password per le app” non compare tra le opzioni

La verifica in due passaggi non è ancora attiva (è un prerequisito), oppure l’account è gestito da un’organizzazione Workspace che la disabilita (in quel caso deve intervenire l’amministratore Workspace).

Quante email si possono inviare al giorno?

Gmail gratuito ~500, Google Workspace ~2.000, Outlook ~300, Libero e hosting variabili. Per l’uso normale (ricevute, notifiche) non è mai un problema; per invii massivi a centinaia di soci, distribuire su più giorni o usare una casella sul proprio dominio.

Documento aggiornato a luglio 2026 — AssociaManager • www.associamanager.it